RAHASIA SUKSESNYA SEBUAH ACARA

Dalam perjalanan selama beberapa tahun ber organisasi, tentunya sudah banyak Event yang kami selenggarakan. Baik itu acara bulanan dalam melaksanakan program kerja kepengurusan atau acara tahunan saat Anniversary Komunitas Cb150r Surabaya.
Membuat dan merencanakan suatu acara memang bukan perkara yang mudah, di mana banyak sekali tahapan dan langkah-langkah yang harus disiapkan sebelum bisa membuat sebuah acara yang sukses dan tentunya sesuai dengan target.
 Untuk merencanakan sebuah event agar bisa sukses dan berhasil, tentu kita harus menyiapkan segala keperluan event dengan sangat matang.  Oleh karena itu, dalam ulasan kali ini, kita akan membahas mengenai langkah-langkah yang diperlukan untuk merencanakan sebuah event agar berjalan dengan sukses .

5 Langkah untuk Merencanakan Sebuah Event agar Berjalan dengan Baik

1. Bentuk Tim dengan Orang yang Sudah Berpengalaman

Tentu langkah awal untuk merencanakan sebuah event agar berjalan dengan baik adalah dengan membentuk sebuah tim. Namun, perlu dipahami agar event yang Anda buat berjalan lancar, sebaiknya pekerjakanlah orang-orang yang memang sudah memiliki pengalaman di bidangnya masing-masing. Tidak perlu harus mahir, tapi setidaknya orang tersebut mengerti dan paham mengenai hal apa saja yang harus mereka lakukan. Dengan demikian, niscaya event yang Anda selenggarakan akan berjalan sesuai target.

2. Mampu Bekerja secara Multitasking

Pastikan juga setiap orang yang berkecimpung di event yang Anda selenggarakan mampu bekerja secara multitasking. Setiap list rencana yang Anda buat akan mudah untuk dieksekusi ketika event berlangsung nantinya. Namun biasanya, orang yang sudah berpengalaman di dunia event, mereka mampu untuk bekerja secara multitasking.

3. Pastikan Anda Mempersiapkan Segala Pernak-Pernik yang Dibutuhkan

Mempersiapkan segala pernak-pernik yang akan digunakan untuk mengadakan sebuah event juga termasuk hal yang tidak boleh Anda lewatkan. Pastikan setiap barang yang akan menjadi keperluan Anda sudah siap. Sehingga ketika event berlangsung, sudah tidak ada lagi kendala dengan properti dan lain sebagainya. Properti dan pernak-pernik lainnya sering kali menjadi kendala di dalam sebuah event. Jadi, pastikan event yang Anda rencanakan terbebas dari kendala krusial yang satu ini.

4. Hitung Budget Anda

Sebelum Anda terjun untuk mengadakan sebuah event, pastikan budget yang ditawarkan sudah sesuai dengan konsep yang ingin Anda tuangkan. Banyak sekali EO (event organizer) yang keliru akan hal yang satu ini. Mereka terlalu fokus dengan konsep yang sudah dibuat, sehingga ketika konsep tersebut dieksekusi, budget yang tersedia kurang dan akhirnya Anda diharuskan untuk membuat konsep ulang dari awal untuk menyesuaikan dengan budget yang tersedia. Jangan sampai kendala ini terjadi pada event yang akan Anda selenggarakan. Jadi, hitunglah terlebih dahulu budget Anda, baru kemudian tentukan dan rencanakan konsep yang ingin Anda tuang.

5. Briefing Terakhir

Jika semua poin-poin di atas sudah direncanakan dengan baik, maka hal terakhir yang wajib Anda lakukan adalah briefing terakhir. Ya, hal yang satu ini berguna untuk membuat semua anggota yang terlibat di event Anda ingat dengan job desk yang harus mereka lakukan. Jangan anggap sepele hal yang satu ini, sebab banyak sekali acara-acara yang menjadi berantakan karena anggotanya lupa dengan tanggung jawab mereka. Jadi, pastikan Anda melakukan briefing terakhir sebelum event Anda dimulai.